Allgemeine Geschäftsbedingungen der expopartner GmbH

I. Vertragsgrundlage

1. Allen der expopartner GmbH (nachfolgend kurz „Auftragnehmer“ genannt) erteilten Aufträgen für Veranstaltungen, Kongresse, Tagungen, Konferenzen, Messen und Symposien liegen diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) auch dann zugrunde, wenn der Auftragnehmer dies bei Folgeaufträgen nicht jedes Mal erneut bestätigt. Bestellungen werden ausschließlich zu diesen Bedingungen entgegengenommen. Von diesen AGB insgesamt oder teilweise abweichende AGB des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, diesen wurde ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Diese AGB gelten auch dann ausschließlich, wenn der Auftragnehmer in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen AGB abweichender Bedingungen des Auftraggebers die Bearbeitung an den Auftraggeber vorbehaltlos ausführt.
2. Abweichungen von diesen AGB bedürfen der schriftlichen Vereinbarung. Der Vertrag kommt auf der Basis dieser AGB sowie der schriftlichen Angebote bzw. Auftragsbestätigungen des Auftragnehmers zustande.
3. Dem formularmäßigen Verweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers wird widersprochen.

II. Vertragsinhalt

1. Der Inhalt der vertraglich geschuldeten Leistung ergibt sich aus den angenommenen schriftlichen Angeboten bzw. Auftragsbestätigungen des Auftragnehmers.
2. Werden aus unvorhersehbaren Gründen oder auf Wunsch des Auftraggebers zusätzliche Leistungen erforderlich, so wird der Auftragnehmer ein Nachtragsangebot unterbreiten, aus dem sich ergibt, welche Auswirkungen die Erweiterung der Leistungen auf die Vergütung und die Terminsituation haben. Inhalte eines Nachtragsangebotes werden Bestandteil des Vertrages, wenn der Auftraggeber nicht schriftlich innerhalb von 5 Werktagen, in Eilfällen nicht unverzüglich, widerspricht.
3. Kosten, die nicht durch den Auftragnehmer verschuldet oder zu verantworten sind, unabhängig davon, ob sie durch Verschulden des Auftraggebers oder einer dritten Partei entstehen, z.B. verspätete Zulieferung von Anmeldeunterlagen/-daten, fehlende Vorgaben zu Konstruktion und Visualisierung, nicht vorhersehbare Wartezeiten bei Anlieferung oder Abholung, Wartezeiten bei Auf- und Abbau für Gabelstapler, Arbeitsbühnen, Leer- und Vollgutlagerung, Transportkosten vor Ort, etc. werden dem Auftraggeber gegen Nachweis weiterbelastet. Gleiches gilt für das Verstreichen von Fristen, z.B. für Beauftragung, Anlieferung von Druckdaten, Freigaben, Messeanmeldungen (besonders im Fall verspäteter Übermittlung von Zugangsdaten zu Onlineportalen der Veranstalter) etc.
4. Der Auftragnehmer wird bei der Erbringung der geschuldeten Tätigkeiten die einschlägigen Gesetze, Vorschriften und Compliance-Standards beachten und einhalten sowie Sorge dafür tragen, dass die genannten Gesetze, Vorschriften, insbesondere auch Bestimmungen, die der Sicherheit und dem Umweltschutz dienen, wie z.B. GefStoffV, ElektroG, GPSG und die Sicherheitsempfehlungen der zuständigen deutschen Fachgremien und Berufsverbände (z.B. VDE, VDI, DIN) sowie Compliance-Standards auch durch die von dem Auftragnehmer zur Erfüllung der nach diesem Vertrag geschuldeten Tätigkeiten eingesetzten Personen beachtet und eingehalten werden. Als einschlägige Vorschriften gelten auch Anordnungen, Empfehlungen, Leitlinien und andere Bekanntmachungen nationaler und europäischer zuständiger Stellen und Verbände einschließlich der jeweils aktuellen Vorgaben des Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie e.V. für die Zusammenarbeit der pharmazeutischen Industrie mit Patientenorganisationen, Ärzten, Apothekern sowie anderen Angehörigen medizinischer Fachkreise und zur Transparenz bei der Zusammenarbeit mit den Angehörigen der Fachkreise und medizinischen Einrichtungen.

III. Angebot / Angebots- /Entwurfsunterlagen

1. Werden Angebote nach den Angaben des Auftraggebers und/oder den von dem jeweiligen Veranstalter zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen ausgearbeitet, ist der Auftragnehmer nicht vertraglich zu deren Überprüfung verpflichtet. Erkennt der Auftragnehmer dennoch die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der erhaltenen Angaben und/oder Unterlagen wird er dies unverzüglich anzeigen.
2. Angebote, Planungen, Entwürfe, Zeichnungen, Fertigungs- und Montageunterlagen sowie Beschreibungen von Konzepten bleiben, soweit nicht ausdrücklich und schriftlich etwas anderes vereinbart ist, mit allen Rechten Eigentum des Auftragnehmers, und zwar auch dann, wenn sie dem Auftraggeber übergeben worden sind. Sie sind insoweit Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Vor ihrer Weitergabe an Dritte bedarf der Auftraggeber der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Auftragnehmers.
3. Angaben in Darstellungen und Angebot verstehen sich vorbehaltlich der Standbaugenehmigung und möglicherweise notwendiger statischer Berechnungen und Genehmigungen durch die Location, die Messe oder den Veranstalter. Bei Nichterteilung dieser Genehmigung behält sich der Auftragnehmer kostenpflichtige konzeptionelle und bauliche Änderungen vor. Darüber hinaus bleiben jegliche Änderungen in der Konstruktion dem Auftragnehmer vorbehalten.
4. Alle auf Grund von Vorgaben des Veranstalters/der Messe entstehender Aufwendungen (z.B. Kosten für Statik, Prüfstatik, Standsicherheitsnachweise, verlängerten Auf- oder Abbau, etwaige Genehmigungen, die Rückversetzung des Hallenbodens durch Bohrungen, Entsorgung und Abfallbeseitigung, etc.) sind, sofern nicht anders ausgewiesen, nicht im Angebot enthalten und werden nach Aufwand berechnet.

IV. Vertragsabschluss / Verjährung

1. Der Vertrag kommt mit der schriftlichen Auftragsbestätigung des Auftragnehmers oder dem Beginn der Ausführung des Auftrags zustande. Der Vertrag kommt auch dann zustande, wenn der Auftraggeber eine Anzahlung leistet, die der Auftragnehmer als solche entgegennimmt, oder der Auftragnehmer mit der Erfüllung der Vertragsleistungen gegenüber dem Auftraggeber widerspruchslos beginnt.
2. Alle Ansprüche gegen den Auftragnehmer, die der kenntnisabhängigen regelmäßigen Verjährungsfrist unterfallen, verjähren grundsätzlich in einem Jahr ab dem Beginn. Hiervon ausgenommen sind Mängelansprüche von Verbrauchern sowie Schadensersatzansprüche wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und/oder Schadensersatzansprüche aufgrund von grob fahrlässig oder vorsätzlich verursachten Schäden. Insoweit gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

V. Digitale / hybride Umsetzung von Veranstaltungen

1. Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Veranstaltung im Falle von Problemen, die dazu führen, dass der Live-Anteil der geplanten Veranstaltung nicht umgesetzt werden darf, z.B. gesetzliche Verbote oder eine behördliche Anordnung, die Veranstaltungen und/oder Menschenansammlungen für den intendierten Veranstaltungszeitraum untersagt, die Live-Bestandteile der Veranstaltung durch den Auftragnehmer bei gleichbleibender Honorierung in hybride und / oder digitale Elemente umgewandelt werden. Der Auftragnehmer wird bei Eintritt einer derartigen Situation alle Maßnahmen dafür treffen, dass dem Auftraggeber keine unnötigen weiteren Kosten entstehen und etwaig eingebundene Drittunternehmen unverzüglich informieren.
2. Führt die Umplanung auf eine hybride und/oder digitale Inszenierung der Veranstaltung zu Mehrkosten, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber hierüber in Kenntnis setzen. Bei Freigabe durch den Auftraggeber sind die kommunizierten Mehrkosten vom Auftraggeber zu übernehmen. Werden durch die Digitalisierung Agentur- und/oder Drittkosten eingespart, gibt der Auftragnehmer diese Einsparungen an den Auftraggeber weiter.
3. Veranstaltungen, die nach Auffassung beider Vertragsparteien so konzipiert sind, dass sie ausschließlich in Form einer Live-Veranstaltung funktionieren oder Sinn machen, können in den in Absatz 1. genannten Fällen abgesagt werden. In diesem Fall muss der Auftraggeber lediglich die Kosten tragen, die bei dem Auftragnehmer bis zum Zeitpunkt der Absage bereits angefallen sind (z.B. Planungs-, Stornokosten, u.ä.).

VI. Preise / Reisekosten

1. Angegebene Preise basieren auf dem durch den Auftragnehmer geplanten Projektablauf. Änderungen, Anpassungen und Ergänzungen, die nicht durch den Auftragnehmer begründet sind, können Zusatzkosten verursachen, z.B. auf Grund von Mengen- und Maßänderungen, Zusatzleistungen, Ausstattung oder dem Verstreichen von Terminen und Deadlines.
2. Soweit nicht anders gekennzeichnet, sind alle Positionen als Mietpositionen zu verstehen. Bei Folgeprojekten sind (vorbehaltlich Preissteigerungen) Kosten in ähnlicher Höhe zu erwarten.
3. Die Angebotspreise haben nur bei Beauftragung des gesamten Angebots Gültigkeit und mangels abweichender Angabe nicht länger als einen Monat ab Angebotsdatum.
4. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist im Preis nicht eingeschlossen. Sie wird in gesetzlicher Höhe in der Rechnung gesondert ausgewiesen. Alle Preise verstehen sich, sofern nicht im Angebot beziffert, ab Werk, Produktionsort, Lager oder Logistiklager und schließen Verpackung, Fracht, Porto, Versicherung usw. nicht ein.
5. Verzögert sich der Beginn, der Fortgang oder der Abschluss der Arbeiten aus Gründen, die nicht vom Auftragnehmer zu vertreten sind, so ist er berechtigt, den hierdurch eingetretenen Mehraufwand gegen Aufwandsnachweis gesondert zu berechnen. Maßgebend sind dann die am Tage der Ausführung beim Auftragnehmer gültigen Verrechnungssätze für Arbeitsstunden (einschließlich Fahrt- und Ladezeiten), Kfz, Materialpreise und sonstige Preise des Auftragnehmers oder einen zur Durchführung des Auftrags in erforderlichem Umfang eingesetzten Dritten.
6. Im Angebot nicht veranschlagte Leistungen, die auf Verlangen des Auftraggebers ausgeführt werden oder aber Mehraufwendungen, die durch unrichtige Angaben des Auftraggebers oder der Veranstalter, durch unverschuldete Transportverzögerungen, ungenügende Bodenbeschaffenheit, unterlassene Beachtung bzw. Mitteilung von Regelungen des Veranstalters durch den Auftraggeber, nicht termin- oder fachgerechte Vorleistungen Dritter, soweit sie nicht Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers sind, bedingt sind, sind vom Auftraggeber zusätzlich zu vergüten.
7. Leistungen, die für den Auftraggeber, auf dessen Verlangen oder in dessen erkennbaren Interesse an einer ordnungsgemäßen Vertragsleistung, insbesondere im Rahmen der Planung und/oder Durchführung seiner Veranstaltungsbeteiligung ausgeführt werden, sind vom Auftraggeber nach Aufwand zusätzlich zu vergüten. Für insoweit ggf. verauslagte oder zu verauslagende Beträge oder durchzuführende Leistungen ist der Auftragnehmer berechtigt, eine Handlingfee i.H.v. 15 % zu berechnen.
   Der Auftragnehmer ist berechtigt, im Namen des Auftraggebers derartige Leistungen an Drittunternehmen zu vergeben. Hierzu zählen etwa die Errichtung von Versorgungsanschlüssen (z.B. Strom, Wasser, Internet) durch den Veranstalter oder dessen Erfüllungsgehilfen.
8. Die Einholung erforderlicher behördlicher Gestattungen, Konzessionen oder sonstiger Genehmigungen ist nur dann Bestandteil des Angebots, wenn dies ausdrücklich aufgeführt ist. Gleiches gilt für die Zollformalitäten bei Lieferungen ins Ausland.
9. Sofern Leistungen auf einem Messegelände erbracht werden, umfassen die Angebotspreise nicht den Aufwand und die Kosten für Lieferungen und Leistungen, die ausschließlich von Messegesellschaften oder von diesen beauftragten Dritten in Anspruch genommen werden müssen, wie etwa Speditionsleistungen auf dem Messegelände (z. B. Transport auf dem Messegelände, Gestellung von Gabelstaplern, Scherenbühnen und Hubwagen, Leerguthandling, Entsorgung, usw.), es sei denn, diese Leistungen sind im Angebot ausdrücklich genannt.
10. Sofern nicht anders vereinbart, berechnen sich die Gebühren bei einer mietweisen Überlassung von Gegenständen nach den angefallenen Kalendertagen. Als Mietbeginn gilt der Tag der Übergabe, als Mietende der Tag der Rückgabe der Mietsache. Sofern der Auftraggeber eine verspätete Rückgabe der Mietsache verschuldet, wird für jeden weiteren Tag die volle Mietgebühr eines Tages geschuldet. Der Auftragnehmer ist berechtigt, für die Dauer der mietweisen Überlassung eine angemessene unverzinsliche Kaution zu verlangen.
11. Eventuell entstehende GEMA-Gebühren, Gebühren sonstiger Verwertungsgesellschaften und Künstlersozialversicherungsabgaben (KSK), sowie Energie-, Wasser- und Abfallkosten und die Kosten für eine ausreichende Veranstaltungshaftpflichtversicherung, sowie etwaige Veranstaltungsausfall- und/oder Elektronik-/Materialversicherung werden vom Auftraggeber übernommen.
12. Alle Angebote und Preise sind freibleibend. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
13. Reisekosten, Übernachtungen und Spesen werden nach Aufwand abgerechnet. Flüge innerhalb Europas (< 6 Stunden) erfolgen in der Economy-Class, Interkontinental-Flüge (> 6 Stunden) in der Business-Class. Bahnreisen erfolgen in der 1. Klasse. Fahrten werden mit dem PKW mit 0,50 €/km, mit dem Kleintransporter mit 0,75 €/km und mit einem LKW ab 7,5 t mit 1,50 €/km berechnet.

VII. Lieferzeit / Montage

1. Ist für den Beginn der Ausführung bzw. die Fertigstellung kein ausdrücklicher Fixtermin vereinbart, so gilt der genannte Liefertermin nur annähernd.
2. Mit vom Auftraggeber nach Vertragsschluss verlangten oder durchgeführten Änderungen oder Umstellungen der Ausführungen oder Planungen verlieren auch fest vereinbarte Liefertermine, insbesondere auch Fix-Liefertermine ihre Gültigkeit. Gleiches gilt für vom Auftragnehmer nicht zu vertretende Behinderungen, insbesondere für die nicht rechtzeitige Zurverfügungstellung von Unterlagen und Materialien des Auftraggebers sowie nicht durch den Auftragnehmer zu kompensierende Änderungen der Aufbauzeiten seitens des Veranstalters. Gelingt dem Auftragnehmer die im Interesse des Auftraggebers liegende Kompensation von Verschiebungen der Aufbauzeiten nur mittels zusätzlichem Mitarbeiter- und/oder Kostenaufwand, kann er diesen Aufwand gesondert vergütet verlangen.
3. Treten vom Auftragnehmer oder dessen Vorlieferanten bzw. Subunternehmern nicht zu vertretende Störungen im Geschäftsbetrieb auf, insbesondere Fälle höherer Gewalt, Streik und Aussperrung, die auf einem unvorhersehbaren und unverschuldeten Ereignis beruhen und zu schweren Betriebsstörungen führen, so verlängert sich die Liefer-/Fertigstellungsfrist entsprechend. Wird aufgrund der genannten Störungen die Vertragserfüllung unmöglich, so sind beide Parteien zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Der Auftragnehmer hat in diesem Fall Anspruch auf Vergütung der bis dahin erbrachten Leistungen, wobei zu den erbrachten Leistungen auch Ansprüche Dritter zählen, die der Auftragnehmer im Vertrauen auf die Durchführung des Vertrages beauftragt hat, sowie alle Kosten, die mit der Abwicklung des Vertrags zusammenhängen, wie z.B. Stornierungen, Rücktransport von Material, zusätzliche Reisekosten etc. Weitergehende Schadensersatzansprüche sind beiderseits ausgeschlossen, sofern die Störungen nicht vom Auftraggeber zu vertreten sind.
4. Bei Bereitstellung oder Buchung der Ausstellungs- und/oder Veranstaltungsräume oder -flächen durch den Auftraggeber werden die Örtlichkeiten an den Auf-, Abbau- und Veranstaltungstagen Mitarbeitern und Beauftragten des Auftragnehmers für den Auf- und Abbau von Messeständen und Bühnenbauten, Installation von Beleuchtungs- und Beschallungstechnik, sowie für Bühnenproben zugänglich gemacht und alle Vorgaben und Beschränkungen des Veranstalters frühzeitig und umfassend an den Auftragnehmer weitergegeben.

VIII. Messebau / Technische Installationen

1. Einfache Elektroanschlüsse werden nur für Geräte ausgeführt, welche der Auftragnehmer geliefert hat. Andere Elektroinstallationen müssen durch gesetzlich dazu befugte Installateure ausgeführt werden. Dies gilt ebenfalls für Starkstrom-, Wasser- und Druckluftanschlüsse.
2. Messeplatzkosten wie Voll- und Leergut-Einlagerungen, Stapler, Scherenbühnen, Entsorgung und Abfall, Recycling vor Ort, Stockwerklieferungen sind nicht im Angebot enthalten und werden direkt oder nach effektiven Belegen zzgl. einer Handlingfee i.H.v. 15% abgerechnet. Standreinigung ist Sache des Auftraggebers, eine Grobreinigung zur Standübergabe ist enthalten.
3. Versorgungsanschlüsse, z.B. Internet-, Wasser- und Elektroversorgung, Hängepunkte für Decke und/oder Rigg, Sprinkler- oder Rauchmeldeanlagen, etc. sowie dazugehörige Gebühren und Verbrauchskosten, werden durch den Auftragnehmer im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers und erst nach Auftragserhalt bei der Messe bestellt. Damit verbundener Aufwand, wie Korrespondenz und gesonderte Planerstellungen, etc., wird dem Auftraggeber durch den Auftragnehmer separat nach Aufwand in Rechnung gestellt. Ein Bearbeitungszeitraum von mindestens 10 Arbeitstagen ist zu berücksichtigen. Online- und Zugangsdaten zu Bestellformularen sind dem Auftragnehmer unverzüglich nach Erhalt weiterzuleiten bzw. mitzuteilen.

IX. Transport / Lagerung / Verpackung / Drucke

1. Gegenstände des Auftraggebers (Exponate, Geräte, Give Aways, Banner, Technik, etc.) reisen stets auf Kosten und Gefahr des Auftraggebers. Sofern nicht besonders vereinbart, veranlasst der Auftragnehmer den Versand nach eigenem Ermessen ohne Verantwortung für eine besondere Verpackung oder den billigsten und/oder schnellsten Weg. Gegenstände des Kunden, die zur Leistungserbringung des Auftragnehmers erforderlich sind, müssen zum vereinbarten Termin frei Haus bzw. an den vom Auftragnehmer angegebenen Ort angeliefert werden. Die Rücklieferung dieser Gegenstände erfolgt unfrei ab Einsatzort. Zum Abschluss einer Transportversicherung, deren Kosten der Auftraggeber zu tragen hat, ist der Auftragnehmer berechtigt, jedoch nicht verpflichtet. Etwaige Transportschäden sind dem Auftragnehmer unverzüglich anzuzeigen. Eventuelle Ansprüche gegen das Transportunternehmen werden auf Verlangen an den Auftraggeber abgetreten.
2. Transportschäden sind zu dokumentieren und dem Auftragnehmer sofort zu melden. Bei Speditionsversand sind Schäden sofort auf dem Frachtbrief zu vermerken. Bei Bahntransport muss eine bahnamtliche Bescheinigung über den Schaden verlangt und an den Auftragnehmer übersandt werden.
3. Vom Auftragnehmer aufgrund schriftlicher Bestätigung zur Einlagerung übernommenes Gut des Auftraggebers wird, soweit nichts anderes vereinbart ist, vom Auftragnehmer auf Kosten des Auftraggebers für die Dauer der Einlagerung in Höhe des Neubeschaffungswertes gegen Brand, Wasserschaden und Einbruchdiebstahl versichert.
4. Die Einlagerung von Grafiken erfolgt wie demontiert, ohne Sichtkontrolle. Material- und Farbhersteller übernehmen keinerlei Garantien für konstante Qualität für die Zeit der Lagerung. Daher kann der Auftragnehmer die Wiedereinsetzbarkeit nach der Lagerdauer nicht mit Sicherheit gewährleisten.

X. Besondere Pflichten / Mitwirkungspflicht des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer alle erforderlichen Pläne, Grafikdateien, Belege und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung und verschafft ihm Zugang zu den für seine Tätigkeit notwendigen Informationen.
2. Der Auftragnehmer ist für den Inhalt der im Namen und Auftrag des Auftraggebers zu erbringenden Leistungen nicht verantwortlich; dies gilt insbesondere für den Inhalt der Korrespondenz, Telefonate, Mitteilungen oder Handlungen, die von Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers vorgenommen werden oder die der Auftragnehmer aufgrund des Vertrages mit dem Auftraggeber fertigt, weiterleitet oder unternimmt.
3. Der Auftragnehmer prüft nicht die rechtliche Zulässigkeit von Grafiken, Motiven, Werbeaussagen und Claims.
4. Der Auftraggeber gibt die ihm vom Veranstalter mitgeteilten technischen oder organisatorischen Informationen weiter. Er trägt die Mehrkosten, die aufgrund ungenauer Informationen entstehen.
5. Alle Angaben, Maße und Pläne sind vom Auftraggeber auf Richtigkeit zu prüfen. Eventuelle Abweichungen, Unstimmigkeiten und Bedenken gegen die geplante Ausführung sind unverzüglich mitzuteilen.

XI. Gewährleistung

1. Die Gewährleistung richtet sich nach den Vorschriften über den Werkvertrag des Bürgerlichen Gesetzbuches, im Falle der mietweisen Überlassung nach den mietvertraglichen Regelungen.
2. Als Gewährleistung kann der Auftraggeber grundsätzlich zunächst nur Nacherfüllung in Form der Nachbesserung verlangen. Die Art und Weise der sachgerechten Nachbesserung richtet sich nach dem Ermessen des Auftragnehmers. Dem Auftragnehmer steht die Ersatzlieferung jederzeit offen. Weitergehende Ansprüche, insbesondere Ansprüche auf Minderung oder Rücktritt vom Vertrag, kann der Auftraggeber dann geltend machen, wenn zwei Nachbesserungsversuche wegen desselben Mangels fehlgeschlagen sind.
3. Die Gewährleistung erstreckt sich nicht auf solche Mängel, die beim Auftraggeber durch natürliche Abnutzung, Feuchtigkeit, starke Erwärmung oder unsachgemäße Behandlung oder unsachgemäße Lagerung entstehen. In gleicher Weise erstreckt sich die Gewährleistung nicht auf unwesentliche Abweichungen in Form, Maßen, Farbe und Beschaffenheit des Materials, soweit die Gebrauchstauglichkeit im Übrigen nicht entfällt.
4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die vertraglichen Leistungen unverzüglich auf erkennbare Mängel zu untersuchen und dem Auftragnehmer Mängel unverzüglich schriftlich mitzuteilen und ihm Gelegenheit zu geben, die entsprechenden Feststellungen zu treffen.
5. Erfolgt die Mängelrüge verspätet oder wurden bei Abnahme Vorbehalte wegen bekannter oder bei ordnungsgemäßer Untersuchung erkennbarer Mängel nicht gemacht, so erlöschen die Gewährleistungsansprüche gänzlich.
6. Die Gewährleistungsansprüche erlöschen auch, wenn der Auftraggeber selbst Änderungen vornimmt oder dem Auftragnehmer die Feststellung und Nachbesserung der Mängel erschwert bzw. unmöglich macht. Dies ist regelmäßig bei einer Mängelrüge nach Beendigung der Messe für während der Messe aufgetretene oder bekannt gewordene Mängel der Fall.

XII. Haftung

1. Für Beschädigungen an Personen oder Sachen, die von Mitarbeitern oder Beauftragten des Auftragnehmers verursacht worden sind, haftet der Auftragnehmer nur bei fahrlässigem oder vorsätzlichem Handeln, es sei denn, dass zwingende gesetzliche Regelungen entgegenstehen.
2. Das betriebliche und persönliche Risiko für die ordnungsgemäße Abwicklung der Veranstaltung, sowie die Haftung in vollem Umfange für die Sicherheit der Beauftragten und der eigenen und angemieteten Ausrüstung des Auftragnehmers trägt der Auftraggeber. Der Auftragnehmer übernimmt keinerlei Haftung für Schäden gleich welcher Art, die durch Besucher verursacht worden sind. Schwund, Glasbruch und evtl. Kosten, die durch die Beschädigung des Geländes, der Räume oder unterirdischer Leitungen durch die Installation von Bühnen, Messeständen, Zelten, etc. entstehen, gehen zu Lasten des Auftraggebers. Der Auftraggeber ist verpflichtet, eine ausreichend dimensio-nierte Veranstaltungshaftpflichtversicherung abzuschließen und dem Auftragnehmer auf Verlangen nachzuweisen.
3. Soweit im Rahmen der Veranstaltung die Möglichkeit zur Teilnahme an sportlichen Aktivitäten, Wettbewerben etc. (z.B. Canyoning, River Rafting, Bungee-Jumping, Kite-Surfing, Tauchen, Klettern, Cartfahren, Tontaubenschießen, etc.) angeboten wird, wird auf die in der Natur der Sache liegenden üblichen Gefahren hingewiesen. Die Teilnahme an solchen Aktivitäten erfolgt auf eigene Gefahr. Der Auftragnehmer und die involvierten Leistungsträger haften nur dafür, dass sie die der Aktivität innewohnende Gefahr nicht vorsätzlich oder grob erhöhen.
4. Im Falle der schuldhaften Nichterfüllung des Vertrages oder bei schuldhafter Vertragsverletzung haftet der Auftragnehmer nur bis maximal zur Höhe des vereinbarten Honorars. Die Geltendmachung weiterer Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftragnehmer ist damit ausgeschlossen. Bei schuldhafter Vertragsverletzung des Auftraggebers ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet, die Veranstaltung durchzuführen.
5. Der Auftraggeber hat die rechtliche Zulässigkeit sowie die werbliche Vertretbarkeit der beauftragten Maßnahmen eigenständig zu prüfen. Eine Haftung ist grundsätzlich ausgeschlossen, wenn der Auftragnehmer trotz vorgebrachter Bedenken auf Weisung des Auftraggebers die Maßnahmen dennoch durchführt. In diesem Falle hat der Auftraggeber den Auftragnehmer von Rechten Dritter, die aufgrund dessen gegen den Auftragnehmer geltend gemacht werden, freizustellen.
6. Mangel- und Schadenersatzansprüche aus für im Namen des Auftraggebers erfolgte Besorgungen von Lieferungen und Dienstleistungen von Fremdbetrieben sind ausgeschlossen, es sei denn, der Auftragnehmer hat seine Sorgfaltspflicht bei der Auswahl der Fremdbetriebe verletzt.
7. Der Auftragnehmer haftet nicht für das Gut des Ausstellers, es sei denn, dass Verwahrung ausdrücklich schriftlich vereinbart worden ist. In diesem Falle haftet der Auftragnehmer nur in Höhe der Versicherungsleistungen, soweit er nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zu vertreten hat.
8. Sind lediglich Planung und Entwürfe Vertragsgegenstand, so steht der Auftragnehmer nur dafür ein, dass er selbst in der Lage ist, die Planungen bzw. Entwürfe entsprechend zu realisieren. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.
9. Unentgeltliche Ratschläge, Informationen oder sonstige unentgeltliche Leistungen dürfen nicht zum Gegenstand geschäftlicher Entscheidungen oder Dispositionen gemacht werden. Für gleichwohl erfolgte Verwendung wird nicht gehaftet.
10. Ansprüche auf Ersatz von Schäden jedweder Art, auch von solchen Schäden, die nicht am Liefergegenstand selbst entstanden sind, beispielsweise aus Verzug oder Pflichtverletzung, sind ausgeschlossen, soweit der Schaden nicht durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln oder die schuldhafte Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht verursacht wurde. In letztgenanntem Fall ist eine Ersatzpflicht dem Umfang nach auf bei Vertragsschluss vorhersehbaren vertragstypischen Schaden beschränkt. Ein Ersatz des reinen Vermögensschadens in Form entgangenen Gewinns ist ausgeschlossen. Die Beschränkung der Haftung gilt in gleichem Umfang für die Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen des Auftragnehmers. Schadensersatzansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz bestehen in gesetzlichem Umfang unbeschränkt.

XIII. Eigentumsvorbehalt

1. Sämtliche Liefergegenstände bleiben bis zur vollständigen Erfüllung aller Verbindlichkeiten aus dem Vertragsverhältnis zwischen den Parteien Eigentum des Auftragnehmers.
2. Ohne ausdrückliche, schriftliche Zustimmung des Auftragnehmers ist der Auftraggeber zur Weiterveräußerung der Vorbehaltsware oder einer etwaigen Be- oder Verarbeitung nicht berechtigt. Unabhängig davon tritt der Auftraggeber Forderungen aus einer Weiterveräußerung der Vorbehaltsware schon jetzt an den Auftragnehmer ab. Der Auftragnehmer nimmt diese Abtretung an.

XIV. Höhere Gewalt

1. Bei höherer Gewalt, wie Krieg, Streiks, Terrorismus, Naturkatastrophen, Epidemien, Beschlagnahmung, Wegnahme oder Zurückhaltung durch eine Regierung, Zoll, Behörde oder Macht etc. übernimmt der Auftragnehmer keine Verantwortung für die Verspätungen und Verluste des Auftraggebers.
2. Bei Nichterbringung der Vertragsleistung durch den Auftragnehmer oder seine Beauftragten infolge höherer Gewalt oder besonderer Ereignisse entfallen alle Ansprüche aus diesem Vertrag. In diesen Fällen behält der Auftragnehmer den Anspruch auf die bereits fällig gewordenen Honoraranteile und nachweislich angefallene Fremdkosten gemäß Zahlungsplan. Für die Leistungen vom Auftragnehmer, die nach der zuletzt fällig gewordenen Rate gemäß Zahlungsplan erbracht wurden, steht dem Auftragnehmer ein dieser Leistung entsprechender Honoraranteil zu.

XV. Schutz- / Nutzungsrechte

1. Durch den Auftragnehmer gefertigte Konzepte, Entwürfe, Pläne und Darstellungen/Renderings unterliegen dem Urheberrechtsgesetz. Nachdruck oder Kopie der Pläne sowie die Realisierung der Pläne (auch auszugsweise) durch Dritte ist nicht zulässig. Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, alle erstellten Konzepte, Entwürfe, Pläne und Renderings, inklusive der dazu verwendeten Logos und Bilder sowie der bildlichen Darstellung von Messeständen und Exponaten zur eigenen Werbung zu verwenden und uneingeschränkt zu werblichen Zwecken zu nutzen. Dieser werblichen Verwendung kann schriftlich widersprochen werden.
2. Nutzungsrechte erhält der Auftraggeber an den vertraglichen Leistungen des Auftragnehmers nur in einfacher, unübertragbarer Form und nur im Rahmen des erteilten Auftrags und in dem Umfang, wie dies zur Nutzung der vertraglichen Leistungen zu dem vertraglich vereinbarten Zweck durch ihn selbst erforderlich ist. Planungen, Entwürfe, Zeichnungen, Fertigungs- und Montageunterlagen, Konzeptbeschreibungen sowie Beschreibungen von Ausstellungs- und Veranstaltungskonzepten usw. bleiben bis zur vollständigen Bezahlung mit allen Rechten im Eigentum des Auftragnehmers. Eine Übertragung von Nutzungsrechten über diejenigen, die zur Erfüllung des Vertrages erforderlich sind, hinaus und unabhängig davon, ob Sonderschutzrechte (z.B. Urheberrechte) bestehen oder nicht, bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung. Der Auftraggeber verpflichtet sich, jede anderweitige Verwertung in sämtlichen Formen zu unterlassen, insbesondere die Vervielfältigung und Verbreitung, die Weitergabe an Dritte oder den unmittelbaren oder mittelbaren Nachbau, sofern dies für die Erfüllung des Vertrages nicht erforderlich ist.
3. Es wird vermutet, dass der Auftraggeber gegen die Verpflichtungen aus Ziffer XV. Absatz 1 und 2 verstoßen hat, wenn er Ausstellungen oder Veranstaltungen durchführt, die im Wesentlichen mit den Planungen und Konzepten des Auftragnehmers übereinstimmen. Es bleibt dann dem Auftraggeber unbenommen den gegenteiligen Nachweis zu führen.
4. Für den Fall der Verletzung der in Ziffer XV. Absatz 1 und 2 aufgeführten Verpflichtungen hat der Auftragnehmer mindestens Anspruch auf zusätzliche Vergütung der Planungs-, Entwurfs- und Konzeptionsleistungen, deren Höhe sich nach dem entsprechenden Angebot des Auftragnehmers, mangels Angebot nach den Vorschriften der Honorarordnung für Architekten („HOAI“), bemisst. Weitergehende Schadenersatzansprüche bleiben unberührt.
5. Werden dem Auftragnehmer vom Auftraggeber Materialien oder Unterlagen zur Herstellung des Vertragsgegenstandes übergeben, so übernimmt der Auftraggeber die Garantie dafür, dass er über die für die Umsetzung notwendigen Rechte zur Nutzung von Entwurf und Design, in erster Linie Urheber-, Nutzungs-, Marken und Designrechte, aber auch alle vergleichbaren Rechte Dritter, verfügt und durch die Herstellung und Lieferung der nach seinen Unterlagen ausgeführten Arbeiten Schutzrechte Dritter nicht verletzt werden. Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet nachzuprüfen, ob die vom Auftraggeber zur Herstellung und Lieferung ausgehändigten Angaben und Unterlagen Schutzrechte Dritter verletzen. Der Auftraggeber verpflichtet sich, den Auftragnehmer von allen dennoch geltend gemachten oder drohenden Schadenersatzansprüchen Dritter sofort freizustellen und für die Schäden, die aus der Verletzung von Schutzrechten erwachsen, aufzukommen. Für den Fall einer Inanspruchnahme des Auftragnehmers wegen Verletzung solcher Rechte Dritter verpflichtet sich der Auftraggeber, den Auftragnehmer in vollem Umfange von derartigen Ansprüchen Dritter freizustellen und dem Auftragnehmer sämtliche Kosten einer Rechtsverteidigung zu erstatten. Der Auftraggeber ist verpflichtet, auch unbegründete Ansprüche Dritter im Hinblick auf die oben genannten Rechte abzuwehren.

XVI. Zahlungsbedingungen

1. Rechnungen des Auftragnehmers ohne Fälligkeitsdatum sind - soweit die Parteien nicht individualvertraglich etwas anderes vereinbaren - ab Zugang der Rechnung ohne Abzug innerhalb von 10 Kalendertagen fällig und zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist der Auftragnehmer berechtigt, die jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinsen sowie Mahnkosten zu verlangen. Abzüge irgendwelcher Art sind ausgeschlossen, Anzahlungen werden nicht verzinst.
2. Größere Vorauszahlungen für Hotelkontingente, Locations, Charterflieger; etc. werden direkt nach Vertragsunterzeichnung und gemäß Rechnungsstellung durch den Auftragnehmer fällig.
3. Kommt der Auftraggeber seinen Zahlungsverpflichtungen nicht oder nicht in gehöriger Art und Weise nach, so ist er zur Nutzung der Leistungen des Auftragnehmers nicht berechtigt.

XVII. Aufrechnung / Abtretung

1. Eine Aufrechnung mit bestrittenen oder nicht rechtskräftig anerkannten Gegenforderungen ist für den Auftraggeber ausgeschlossen. Gleiches gilt für die Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten.
2. Die Rechte des Auftraggebers aus diesem Vertragsverhältnis sind nur mit vorheriger Zustimmung des Auftragnehmers übertragbar.

XVIII. Rücktritt / Stornierung

1. Bei Rücktritt durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer angemessenen Ersatz für die getroffenen Leistungen einschließlich des entgangenen Gewinns und seine Aufwendungen verlangen, wobei zu den erbrachten Leistungen auch Ansprüche Dritter zählen, die der Auftragnehmer im Vertrauen auf die Durchführung des Vertrages beauftragt hat. Anstelle der konkreten Berechnung der Entschädigung für die Kündigung, kann der Auftragnehmer unter Berücksichtigung der gewöhnlich ersparten Aufwendungen, folgenden pauschalisierten Anspruch auf anteilige Vergütung geltend machen. Die pauschalierten Kosten bei vorzeitiger Kündigung betragen:

   bis 12 Kalenderwochen vor Veranstaltungsbeginn 0 % der vereinbarten Vergütung bis 10 Kalenderwochen vor Veranstaltungsbeginn 25 % der vereinbarten Vergütung bis acht Kalenderwochen vor Veranstaltungsbeginn 40 % der vereinbarten Vergütung bis sechs Kalenderwochen vor Veranstaltungsbeginn 60 % der vereinbarten Vergütung bis vier Kalenderwochen vor Veranstaltungsbeginn 80 % der vereinbarten Vergütung bis zwei Kalenderwochen vor Veranstaltungsbeginn 90 % der vereinbarten Vergütung danach 100 % der vereinbarten Vergütung.

   
    
2. Berechnungsgrundlage ist die mit dem Auftraggeber vereinbarte Vergütung zzgl. Umsatzsteuer abzüglich der ersparten Aufwendungen (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, etc.). Dem Auftraggeber bleibt unbenommen den Nachweis zu führen, dass im Zusammenhang mit der Kündigung keine oder geringere Kosten entstanden sind als die von Auftragnehmer in der Pauschale ausgewiesenen Kosten. Außerdem hat der Auftragnehmer im Falle der Kündigung durch den Auftraggeber, Anspruch auf alle bis zum Zeitpunkt der Kündigung im Zusammenhang mit dem Vertrag angefallenen Fremdkosten, Stornogebühren, etc.

XIX. Geheimhaltung / Datenschutz / Speicherung / Rückgabe von physischen und digitalen Unterlagen

1. Der Auftraggeber verpflichtet sich, über alle aufgrund der Geschäftsbeziehung zwischen den Parteien und der Erbringung der Leistungen bekannt gewordenen Informationen oder Vorgänge, sowie bezüglich aller erhaltenen Pläne und Unterlagen Geheimhaltung zu bewahren. Dies gilt auch hinsichtlich aller sonstigen internen Angelegenheiten der Vertragsparteien oder sonstiger beteiligter Dritter.
2. Es wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der Geschäftsbeziehungen oder im Zusammenhang mit diesen, personenbezogene Daten, gleich ob sie vom Auftraggeber selbst oder von Dritten stammen, im Sinne und zulässigem Umfang nach dem Bundesdatenschutzgesetz und der EU-Datenschutzverordnung verarbeitet werden.
3. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die ihm zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten übergebenen projektbezogenen Arbeitsmittel wie z.B. Unterlagen sowie elektronisch gespeicherte Daten und Datensätze und sonstige den Geschäftsbetrieb des Auftraggebers oder von verbundenen Unternehmen betreffende Aufzeichnungen, insbesondere Druckmaterial, Zeichnungen, Notizen und Entwürfe sowie Kopien oder Abschriften sorgfältig zu behandeln und so zu bewahren, dass sie nicht in die Hände unbefugter Dritter und Konzernfremder gelangen können.
4. Die vom Auftraggeber übermittelten oder für diesen erstellten Daten werden –, soweit die Parteien nicht individualvertraglich etwas anderes vereinbaren – vom Auftragnehmer für einen Zeitraum von einem Jahr nach Veranstaltungsende kostenlos aufbewahrt. Für eine parallele Datensicherung ist der Auftraggeber verantwortlich.
5. Die Datenschutzerklärung des Auftragnehmers kann unter www.expopartner.de eingesehen werden.

XX. Pressemitteilungen und Sonstiges

1. Die Vertragsparteien gestatten sich gegenseitig, Pressemitteilungen herauszugeben bzw. Aufträge als Referenzen zu nutzen. Der Auftragnehmer ist in Publikationen auf Verlangen als Urheber und durchführende Agentur namentlich zu nennen. Davon unberührt bleiben Schutzrechte Dritter.
2. Beide Vertragsparteien verpflichten sich, keinem Dritten Auskunft über das vereinbarte Honorar zu geben.
3. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Produktion auf Bild- und Tonträgern jeder Art zu dokumentieren und alle sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Foto-, Video- und Filmaufnahmen, sowie sonstige technische Reproduktionen zur Eigenwerbung oder zu redaktionellen Zwecken zu verbreiten oder zu veröffentlichen, und zwar ohne Einschränkung des räumlichen, sachlichen und zeitlichen Geltungsbereiches. Der Auftragnehmer behält sich ein Einspruchsrecht für eine über den Vertrag hinausgehende Nutzung und Verbreitung von Bild- und Tonträgern jeder Art durch den Auftraggeber oder durch Dritte vor.

XXI. Schlussbestimmungen

1. Erfüllungsort und Gerichtsstand für sämtliche sich zwischen den Parteien aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Streitigkeiten ist der Sitz des Auftragnehmers Frankfurt am Main, soweit der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
2. Mündliche Nebenabreden wurden nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages, auch die nicht individuelle Änderung dieser Schriftformklausel, bedürfen der Schriftform.
3. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht beeinträchtigt. Die unwirksame Bestimmung ist von den Vertragsparteien durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Sinn und Zweck des Vertrages entspricht.
4. Für die gesamten Rechtsbeziehungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gilt das materielle und prozessuale Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Kollisionsnormen. Die Anwendung des „UN-Übereinkommens über den internationalen Warenkauf (CISG)“ ist ausgeschlossen.